ALGEMENE VOORWAARDEN PHYSIQ B.V.

Artikel 1 – Toepasselijkheid en definities

1.1. Als je Lid bij ons bent of wilt worden en gebruik maakt van onze diensten of producten, dan doen wij dat graag met heldere en transparante afspraken. Door je inschrijving verklaar je deze algemene voorwaarden en de huisregels van PhysIQ B.V. (KvK: 69975434) te accepteren. Deze algemene voorwaarden zijn tevens te raadplegen via https://physiq.nl/algemene-voorwaarden/.

1.2. PhysIQ: PhysIQ B.V., gevestigd aan de J.C. Beetslaan 163-D, 2131 AL Hoofddorp, hierna te noemen: “PhysIQ”.

1.3. Studio: de fysieke locatie en digitale omgevingen waar PhysIQ haar diensten aanbiedt, waaronder personal training, small group training, online coaching, voedingsbegeleiding en leefstijlcoaching.

1.4. Extra’s: aanvullende diensten, producten of faciliteiten die tegen een afzonderlijke vergoeding door PhysIQ kunnen worden aangeboden naast het Lidmaatschap.

1.5. Ingangsdatum: de datum waarop de Overeenkomst tussen PhysIQ en het Lid in werking treedt.

1.6. Lid: een natuurlijke persoon die een Overeenkomst met PhysIQ is aangegaan. Personen jonger dan 17 jaar kunnen uitsluitend deelnemen onder begeleiding en met schriftelijke toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

1.7. Overeenkomst: de overeenkomst die ontstaat tussen PhysIQ en het Lid door inschrijving voor een Lidmaatschap, traject of dienst. Deze algemene voorwaarden, de huisregels en eventuele aanvullende voorwaarden maken integraal onderdeel uit van de Overeenkomst.

1.8. Periode van één maand: de opeenvolgende kalendermaanden waarop de betalingsverplichtingen en het gebruik van het Lidmaatschap zijn gebaseerd.

1.9. Personal Training-sessie: een individuele trainingssessie onder begeleiding van een coach van PhysIQ.

1.10. Small Group Training-sessie: een trainingssessie in een kleine groep onder begeleiding van een coach van PhysIQ.

1.11. Online Coaching: begeleiding op afstand, waaronder communicatie, trainingsschema’s, voortgangsmonitoring, evaluaties en overige digitale ondersteuning.

1.12. Voedingsbegeleiding: begeleiding gericht op voeding, leefstijl en gedragsverandering. Deze begeleiding vervangt geen medisch advies van een arts of diëtist.

Artikel 2 – Lid worden

2.1. Je kunt Lid worden bij PhysIQ door inschrijving via een medewerker van PhysIQ.

2.2. Voor het definitief maken van de registratie word je gewezen op de toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden en ga je akkoord met de inhoud daarvan.

2.3. PhysIQ behoudt zich het recht voor een inschrijving zonder opgaaf van redenen te weigeren indien daar gegronde aanleiding voor bestaat.

2.4. Door inschrijving verklaart het Lid naar waarheid informatie te verstrekken die van belang kan zijn voor de uitvoering van de trainingen, coaching en begeleiding.

Artikel 3 – Lidmaatschappen en diensten

3.1. Een Lidmaatschap geeft recht op de trainingssessies, coachingsmomenten, voedingsbegeleiding en/of online ondersteuning die behoren bij de gekozen Lidmaatschapsvorm of het overeengekomen traject.

3.2. Het Lid gaat een Overeenkomst aan voor de Lidmaatschapsvorm en contractduur zoals deze bij de inschrijving zijn overeengekomen. De gekozen Lidmaatschapsvorm en de daarbij behorende looptijd maken integraal onderdeel uit van de Overeenkomst.

3.3. Lidmaatschappen worden voor een overeengekomen termijn afgesloten en worden na afloop automatisch omgezet naar een overeenkomst voor onbepaalde tijd, tenzij het Lid uiterlijk één kalendermaand voor het einde van de initiële contractperiode opzegt.

3.4. Na omzetting naar een overeenkomst voor onbepaalde tijd kan het Lidmaatschap op ieder moment worden beëindigd met inachtneming van een opzegtermijn van één volledige kalendermaand.

3.5. Een gepauzeerd Lidmaatschap kan niet worden beëindigd, behoudens de wettelijke uitzonderingen en de in deze voorwaarden opgenomen medische beëindigingsregeling. Het Lidmaatschap dient eerst opnieuw actief te worden gemaakt voordat een opzegging kan worden verwerkt.

3.6. Leden kunnen hun Lidmaatschap upgraden of downgraden. Wijzigingen worden uitsluitend van kracht aan het begin van een nieuwe kalendermaand.

3.7. Bij iedere upgrade of downgrade kiest het Lid opnieuw een Lidmaatschapsvorm en gaat het Lid een nieuwe contracttermijn aan die behoort bij de gekozen abonnementsvorm. Het Lid stemt hiermee uitdrukkelijk in op het moment dat de wijziging wordt aangevraagd en bevestigd.

3.8. Niet-gebruikte Small Group Training-sessies vervallen aan het einde van de betreffende kalendermaand en kunnen niet worden meegenomen naar een volgende maand, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

3.9. Op Personal Training-sessies zijn de annuleringsvoorwaarden van artikel 8.3 van toepassing.

3.10. Voor online coaching, voedingsbegeleiding en leefstijlcoaching geldt geen afzonderlijke inhaalregeling voor gemiste contactmomenten. De dienstverlening wordt uitgevoerd conform het overeengekomen programma of traject.

Artikel 4 – Lidmaatschapsgelden, tarieven en betaling

4.1. Alle Lidmaatschapsvormen, trajecten en diensten van PhysIQ hebben hun eigen tarieven en voorwaarden, welke kenbaar worden gemaakt via de website, offertes of tijdens de inschrijving. PhysIQ kan inschrijfgeld in rekening brengen. Indien een voormalig Lid zich opnieuw inschrijft, kan opnieuw inschrijfgeld worden gerekend.

4.2. Lidmaatschapsgelden worden voorafgaand aan iedere betalingsperiode voldaan via SEPA automatische incasso, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. PhysIQ behoudt zich het recht voor achterstallige betalingen via automatische incasso te innen.

4.3. Indien wordt gekozen voor volledige vooruitbetaling van een traject of Lidmaatschap, vindt de eerste betaling plaats bij inschrijving via online betaling, pinbetaling of bankoverschrijving. Eventuele verlengingen worden vervolgens vooruit gefactureerd.

4.4. Indien wordt gekozen voor maandelijkse betaling, vindt de eerste betaling plaats bij inschrijving en worden vervolgbetalingen maandelijks vooruit geïncasseerd tegen de op dat moment geldende tarieven.

4.5. Indien een Lid geen gebruik maakt van de overeengekomen diensten of faciliteiten, bestaat geen recht op restitutie van reeds betaalde bedragen, behoudens wettelijke uitzonderingen of andersluidende schriftelijke afspraken.

4.6. Bij niet-tijdige betaling ontvangt het Lid een herinnering. Indien betaling uitblijft na een kosteloze betalingsherinnering en het verstrijken van de daarin opgenomen termijn, raakt het Lid in verzuim overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving en behoudt PhysIQ zich het recht voor de overeenkomst op te schorten of te ontbinden, waarbij reeds vervallen termijnen en wettelijke incassokosten verschuldigd blijven.

4.7. Het Lid kan geen gebruik maken van de diensten en faciliteiten van PhysIQ zolang openstaande betalingsverplichtingen niet volledig zijn voldaan.

4.8. PhysIQ heeft het recht haar verplichtingen op te schorten zolang het Lid zijn betalingsverplichtingen niet nakomt. Nadat alle openstaande bedragen, wettelijke rente en eventuele incassokosten zijn voldaan, worden de diensten weer hervat.

4.9. Indien PhysIQ overgaat tot incasso van haar vordering, is het Lid de buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd conform de toepasselijke wettelijke staffel buitengerechtelijke incassokosten.

4.10. Vanaf het moment waarop een bedrag opeisbaar is geworden, kan PhysIQ de wettelijke rente als bedoeld in artikel 6:119 BW in rekening brengen.

4.11. Alle prijzen zijn inclusief BTW, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. PhysIQ is gerechtigd jaarlijks de tarieven te indexeren op basis van de consumentenprijsindex (CPI), met een maximum van 10%. Indien een prijsverhoging plaatsvindt binnen de eerste drie maanden van een nieuwe overeenkomst, heeft het Lid het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen.

Artikel 5 – Pauzeren van Lidmaatschappen

5.1. Lidmaatschappen kunnen maximaal éénmaal per kalenderjaar worden gepauzeerd gedurende een actieve contractperiode. De minimale duur van een pauze bedraagt één volledige kalendermaand.

5.2. Een pauze kan uitsluitend ingaan op de eerste dag van een kalendermaand en dient uiterlijk tien dagen voor aanvang schriftelijk of per e-mail aan PhysIQ te worden doorgegeven.

5.3. Een Lidmaatschap kan voor maximaal zes aaneengesloten maanden worden gepauzeerd. Bij de aanvraag dient tevens een datum te worden opgegeven waarop het Lidmaatschap weer actief wordt.

5.4. Indien geen gewijzigde herstartdatum uiterlijk tien dagen voor de hervatting wordt doorgegeven, wordt het Lidmaatschap automatisch opnieuw geactiveerd en gefactureerd. Reeds verschuldigde en geïncasseerde bedragen worden in beginsel niet gerestitueerd.

5.5. Gedurende een geldige pauzeperiode worden geen lidmaatschapskosten in rekening gebracht en kan geen gebruik worden gemaakt van de diensten en faciliteiten van PhysIQ.

5.6. Indien een Lid wegens blijvende medische omstandigheden geen gebruik meer kan maken van het Lidmaatschap, kan tussentijdse beëindiging plaatsvinden met inachtneming van een opzegtermijn van één kalendermaand. PhysIQ kan hierbij verzoeken om passende medische onderbouwing, zoals een verklaring van een arts of specialist.

Artikel 6 – Beëindiging van Lidmaatschappen en trajecten

6.1. Gedurende de overeengekomen initiële contractperiode is tussentijdse opzegging niet mogelijk, behoudens de uitzonderingen zoals genoemd in deze algemene voorwaarden of voor zover dwingend recht anders bepaalt.

6.2. Na afloop van de initiële contractperiode wordt het Lidmaatschap automatisch omgezet naar een overeenkomst voor onbepaalde tijd, die op ieder moment kan worden beëindigd met inachtneming van een opzegtermijn van één volledige kalendermaand.

6.3. Opzegging kan schriftelijk, per e-mail of via hetzelfde kanaal waarmee het Lidmaatschap is aangegaan.

6.4. PhysIQ streeft naar een veilige, professionele en respectvolle omgeving. Indien een Lid zich niet houdt aan de overeenkomst, huisregels of zich schuldig maakt aan ongepast, intimiderend of onacceptabel gedrag, kan PhysIQ de toegang tot haar diensten weigeren en de overeenkomst per direct beëindigen.

6.5. Het is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van PhysIQ commerciële trainings-, coachings-, voedings- of promotionele activiteiten binnen de studio of via de faciliteiten van PhysIQ aan te bieden.

6.6. Indien een Lid opzettelijk misbruik maakt van de faciliteiten van PhysIQ of onbevoegde personen toegang verleent tot diensten waarvoor niet is betaald, kan PhysIQ, voor zover wettelijk toegestaan, een redelijke vergoeding of boete in rekening brengen en bij herhaling de overeenkomst beëindigen.

6.7. Programma’s en trajecten met een vaste looptijd, waaronder eventuele kickstart- of transformatietrajecten, eindigen automatisch na afloop van de overeengekomen periode, tenzij partijen schriftelijk of elektronisch een verlenging overeenkomen.

Artikel 7 – Openingstijden en beschikbaarheid

7.1. De actuele openingstijden van de studio en de beschikbaarheid van coaches worden gepubliceerd via de website, app of andere communicatiekanalen van PhysIQ.

7.2. PhysIQ behoudt zich het recht voor openingstijden tijdelijk aan te passen in verband met feestdagen, vakanties, opleidingen, onderhoudswerkzaamheden, ziekte, calamiteiten of andere omstandigheden buiten haar redelijke invloedssfeer.

7.3. Bij tijdelijke sluitingen van beperkte duur bestaat geen recht op restitutie van lidmaatschapsgelden of andere vergoedingen. Indien een sluiting gedurende langere tijd voortduurt, zullen partijen in redelijkheid zoeken naar een passende oplossing.

7.4. Online coaching, voedingsbegeleiding en digitale ondersteuning kunnen gedurende vakantieperiodes of afwezigheid van coaches in aangepaste vorm worden voortgezet.

Artikel 8 – Sessies, afspraken en dienstverlening

8.1. PhysIQ behoudt zich het recht voor geplande personal training sessies, small group trainingen, voedingsconsulten, online coachingsgesprekken en overige afspraken te verplaatsen of te annuleren in geval van ziekte van een coach, overmacht, feestdagen, een van overheidswege opgelegde sluiting of andere omstandigheden buiten de redelijke invloedssfeer van PhysIQ. Deze omstandigheden geven in beginsel geen recht op restitutie of compensatie, tenzij sprake is van langdurige of structurele beperkingen van het aangeboden dienstenpakket.

8.2. PhysIQ streeft ernaar haar aanbod voortdurend te optimaliseren. Trainingsvormen, coachingsprogramma’s, voedingsbegeleiding, online diensten, coaches en roosters kunnen daarom worden aangepast. Incidentele wijzigingen geven in beginsel geen recht op restitutie.

8.3. Personal Training-sessies dienen minimaal 24 uur voor aanvang te worden geannuleerd. Bij tijdige annulering kan de sessie op een later moment worden ingehaald. Bij annulering binnen 24 uur of bij het niet verschijnen op een afspraak wordt de sessie als gebruikt beschouwd.

8.4. Voor online coaching, voedingsbegeleiding en leefstijlcoaching geldt geen afzonderlijke inhaalregeling voor gemiste contactmomenten. De begeleiding wordt uitgevoerd conform het overeengekomen programma of traject.

8.5. Small Group Training-sessies die binnen een kalendermaand niet worden gebruikt, vervallen aan het einde van die maand, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

8.6. PhysIQ behoudt zich het recht voor een coach, trainer of begeleider te vervangen indien omstandigheden daartoe aanleiding geven, zonder dat dit recht geeft op ontbinding van de overeenkomst of restitutie.

Artikel 9 – Gedrag van leden en huisregels

9.1. Leden dienen zich respectvol en zorgvuldig te gedragen tegenover andere leden, coaches, medewerkers en bezoekers van PhysIQ.

9.2. Binnen de studio en tijdens online begeleiding gelden de volgende huisregels:

• Aanwijzingen van coaches en medewerkers dienen te worden opgevolgd;

• Verbaal geweld, intimidatie, discriminatie, agressie en ongepast gedrag worden niet getolereerd;

• Seksueel grensoverschrijdend gedrag en ongewenste intimiteiten zijn niet toegestaan;

• Draag schone en gepaste sportkleding en zorg voor een goede persoonlijke hygiëne;

• Gebruik trainingsmaterialen uitsluitend voor de daarvoor bestemde doeleinden en ruim deze na gebruik op;

• Respecteer de privacy en persoonlijke grenzen van andere leden en medewerkers;

• Het maken en verspreiden van beeld- of geluidsopnamen van andere personen zonder toestemming is niet toegestaan;

• Commerciële activiteiten, promotionele uitingen of het aanbieden van eigen trainings-, coaching- of voedingsdiensten zijn uitsluitend toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van PhysIQ;

• Kinderen jonger dan 17 jaar mogen uitsluitend deelnemen onder begeleiding en met toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger;

• Leden zijn zelf verantwoordelijk voor het opvolgen van medisch advies en dienen eventuele gezondheidsproblemen die van invloed kunnen zijn op de begeleiding tijdig aan PhysIQ te melden.

9.3. Leden zijn aansprakelijk voor schade aan eigendommen van PhysIQ of derden die ontstaat door opzet, bewuste roekeloosheid of grove nalatigheid.

9.4. PhysIQ behoudt zich het recht voor personen die de huisregels overtreden tijdelijk of permanent de toegang tot haar faciliteiten, diensten en online omgevingen te ontzeggen.

9.5. Persoonlijke eigendommen worden in de studio achtergelaten op eigen risico. PhysIQ is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke bezittingen, behoudens opzet of grove schuld van PhysIQ.

Artikel 10 – Risico en aansprakelijkheid

10.1. Deelname aan de diensten van PhysIQ geschiedt voor eigen risico.

10.2. PhysIQ, haar coaches en medewerkers zijn niet aansprakelijk voor materiële of immateriële schade, letsel of andere gevolgen die ontstaan tijdens of als gevolg van deelname aan trainingen, coaching, voedingsbegeleiding of het gebruik van faciliteiten, tenzij sprake is van opzet, grove schuld of een toerekenbare tekortkoming van PhysIQ.

10.3. Het Lid verklaart lichamelijk en geestelijk in staat te zijn deel te nemen aan de overeengekomen diensten. Bij twijfel over de eigen gezondheid wordt het Lid geadviseerd vooraf medisch advies in te winnen.

10.4. Voedingsbegeleiding, leefstijlcoaching en online coaching van PhysIQ zijn uitsluitend adviserend van aard en vormen geen medisch advies, diagnose of behandeling. Het Lid blijft te allen tijde verantwoordelijk voor eigen gezondheidskeuzes en dient bij medische klachten een arts of specialist te raadplegen.

10.5. PhysIQ is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat het Lid onjuiste, onvolledige of relevante medische informatie niet heeft verstrekt.

10.6. Persoonlijke eigendommen die worden meegenomen naar de studio of gebruikt tijdens trainingen, consulten of evenementen, blijven volledig voor eigen risico van het Lid. PhysIQ aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies, diefstal of beschadiging hiervan, behoudens opzet of grove schuld.

10.7. Voor zover wettelijk toegestaan, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering van PhysIQ wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eventueel toepasselijke eigen risico.

Artikel 11 – Privacy en verwerking van persoonsgegevens

11.1. Voor de uitvoering van de Overeenkomst verwerkt PhysIQ persoonsgegevens van haar Leden. PhysIQ handelt daarbij overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wet- en regelgeving.

11.2. De privacyverklaring van PhysIQ beschrijft welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden deze worden gebruikt en op welke wijze betrokkenen hun rechten kunnen uitoefenen. De privacyverklaring is te raadplegen via https://physiq.nl/privacybeleid/.

11.3. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor doeleinden die verband houden met de uitvoering van de Overeenkomst, waaronder ledenadministratie, facturatie, trainingsbegeleiding, voedingscoaching, online coaching, communicatie en kwaliteitsverbetering.

11.4. PhysIQ maakt gebruik van software- en coachingpartners voor onder meer ledenadministratie, trainingsschema’s, voedingsbegeleiding en online coaching. Voor zover wettelijk vereist zijn met deze partijen verwerkersovereenkomsten gesloten.

11.5. Medische en gezondheidsgegevens die door het Lid vrijwillig worden verstrekt, worden uitsluitend gebruikt voor een veilige en verantwoorde uitvoering van de dienstverlening en worden met extra zorgvuldigheid behandeld.

11.6. Indien in of rondom de studio gebruik wordt gemaakt van cameratoezicht, gebeurt dit uitsluitend ter bescherming van personen en eigendommen. Beelden worden niet langer bewaard dan noodzakelijk en conform de geldende privacywetgeving.

11.7. Medewerkers en coaches van PhysIQ die toegang hebben tot persoonsgegevens zijn gehouden aan vertrouwelijkheid en mogen deze gegevens uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

11.8. Alle door PhysIQ verstrekte trainingsschema’s, voedingsplannen, documenten, video’s, digitale content en overige materialen blijven eigendom van PhysIQ. Het is niet toegestaan deze zonder voorafgaande schriftelijke toestemming te kopiëren, verspreiden, openbaar te maken of commercieel te gebruiken.

Artikel 12 – Toepasselijk recht en geschillen

12.1. Op alle overeenkomsten en rechtsverhoudingen tussen PhysIQ en het Lid is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

12.2. Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de Overeenkomst worden voorgelegd aan de bevoegde rechter overeenkomstig de wettelijke regels van relatieve bevoegdheid.

12.3. PhysIQ behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Gewijzigde voorwaarden worden minimaal één kalendermaand voordat zij in werking treden bekendgemaakt via de website, per e-mail of via andere gebruikelijke communicatiekanalen.

12.4. Het Lid is gebonden aan de gewijzigde algemene voorwaarden vanaf de datum waarop deze in werking treden. Indien een wijziging leidt tot een substantiële en aantoonbare verslechtering van de positie van het Lid, heeft het Lid het recht de Overeenkomst te beëindigen per de ingangsdatum van de gewijzigde voorwaarden.

12.5. Indien één of meerdere bepalingen uit deze algemene voorwaarden nietig blijken te zijn of worden vernietigd, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval een vervangende bepaling overeenkomen die zoveel mogelijk aansluit bij het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling.

12.6. PhysIQ is niet gehouden tot nakoming van haar verplichtingen indien sprake is van overmacht. Onder overmacht wordt onder meer verstaan: ziekte of uitval van coaches, pandemieën, overheidsmaatregelen, storingen in digitale systemen, natuurrampen, brand, stakingen of andere omstandigheden buiten de redelijke invloedssfeer van PhysIQ.